- UDE har sentralarkiv med sentralisert arkivtjeneste for alle underliggende enheter
- en felles database for alle enheter
Dokumentene lagres i følgende struktur:
Arkivdeler: En arkivdel er en del av et arkiv som inneholder en bestemt type saker ordnet etter et felles ordningsprinsipp. Arkivet i UDE er delt inn i følgende arkivdeler:
| Arkivdel
|
|
Innhold
|
Ordningsprinsipp
|
| SAK
|
Sakarkiv
|
Arkivdel for felles administrative saker
|
Arkivkode benyttes som ordningsprinsipp
|
| ELEV
|
Elevarkiv
|
Elevmapper
|
Fødselsnummer
|
| FAG
|
Lærlingarkiv
|
Lærlingmapper
|
Fødselsnummer
|
| VOKS
|
Voksenopplæring
|
Deltakermapper Voksenopplæringen
|
Fødselsnummer
|
| GVOKS
|
Grønnland voksenopplæring
|
Deltakermapper Grønland voksenopplæring
|
Fødselsnummer
|
| PRIV
|
Privatister
|
Privatistmapper
|
Fødselsnummer
|
| PERS
|
Personalarkiv
|
Personalmapper
|
Fødselsnummer
|
| KONTRAKT
|
Kontraktsarkiv
|
Inngåtte kontrakter fra anskaffelser
|
Arkivkode
|
| MØTE
|
Møte-/og utvalgsbehandling
|
Møteinnkallinger og protokoller fra Råd og utvalg i UDA
|
Arkivkode
|
Nivåene i WebSak består av Sak, Journalpost/dokument og dokumentfiler.
- Sak er toppnivået.
- En sak består av en, eller flere, journalposter/dokumenter.
- Hver journalpost/dokument har en, eller flere, dokumentfiler – hoveddokumentfiler og vedleggsfiler.
