På bakgrunn av Arkivverkets tilsyn hos Utdanningsetaten (UDE) i oktober 2019, med påfølgende pålegg, det er etablert et prosjekt, et kartleggings- og utredningsoppdrag, som Byarkivet skal utføre på vegne av Utdanningsetaten. Overordnet mål for prosjektet er at pålegg fra Arkivverket blir lukket.

Prosjektets mål er å utarbeide beslutningsgrunnlag for Utdanningsetaten angående videre håndtering av historisk arkiv fra skolene. For å få til dette, skal det kartlegges hva slags og hvor mye dokumentasjon på papir som finnes rundt på skolene, og kanskje også hvilken tilstand det er i.

Rapporten skal beskrive alternative løsninger for håndtering av materialet, og vurdere og anbefale mellom disse med henblikk på kvaliteter, gevinster og kostnader. Høsten 2021 skal prosjektleder planlegge gjennomføring i samarbeid med interne fagressurser, styringsgruppen, og eksterne leverandører

Kartlegging av arkivmateriale på skolene, og utarbeidelse av rapport om arkivsituasjonen med drøfting og anbefaling av tiltak for skolearkivene samlet. 

Forankring:

Ledergruppe Divisjon organisasjonsutvikling og fellestjenester holdes løpende orientert om fremdrift i oppfølgingen av pålegg

• Sluttrapporten fra kartleggingsprosjektet som byarkivet skal utføre (konsulentoppdrag for UDE) legges frem for Toppledergruppen våren 2022 
• Orientering og beslutning om tiltak behandles i Toppledergruppen når anbefaling foreligger innen frist 30. juni 2022.